很多企业 HR在设计人力资源系统时，为了节省预算，采用人工填写表格的方式来完成计划。殊不知这样很容易造成人力资源管理的“无效浪费”。其实这也是造成企业人力资源工作效率低下的原因之一。现在系统越用越好用，这与 HR和管理者的工作流程有关，也和系统设计费用相关，因此本文就 HR系统使用成本预算进行分析及讨论。在我看来, HR系统成本预算包含两部分：内部成本：如软件成本、运维成本等；外部成本即日常的办公费用（如差旅费、水电费、邮电费等)+财务费用（例如年终奖、各种福利费）。

一、内部成本

因为人力资源系统的构建，需要人力资源管理各部门协同，包括销售、企管、运营等相关人员都需要投入成本，因此内部成本的支出，主要包括：人员工资、办公成本、硬件成本（如打印机、扫描仪等）、软件成本。这部分在人力资源部门根据实际情况进行预算就可以了，比如某公司使用的人数是2-3人，那么每个员工需要支付200元~500元，每年平均有100-200元左右，但随着业务拓展到更多员工或有新增项目可以按季度或半年结算。如果员工人数较少则没有该费用，如果人数较多也可以考虑支付更多的费用。我们一般用系统来完成招聘面试考勤考核、工资卡核算、员工工资发放等操作。使用人数比较少则500元/月*个月后进行结算（如需人工输入人员信息应由管理员进行人工输入与录入),费用包括在使用系统费用内。由于很多企业都有员工数比较多但未形成规模效应，因此系统使用成本较为可控。如果是大型企业或有较多的外包人员，那么在用工方式上也会有一定影响，可以考虑以下方法进行预算：在日常使用中发现问题后可以直接删除即可。比如通过系统收集员工信息（如员工名字或电话),可以将员工信息录入系统，然后按照员工类别进行筛选和人工比对以确认员工信息是否一致，再结合该员工在企业的实际工作量进行合理的分配，并根据不同的人员进行合理的人力资源管理工作安排。这样系统可以大大降低管理成本的同时，提升人力资源工作效率。

二、外部成本：

外部成本指的是我们在购买软件时，所支付的代价或费用支出。外部成本通常包括支付给第三方的费用、需要购买的系统、产品本身的成本等几个方面。例如：软件与产品升级费用；产品功能（如新功能）的升级费用；系统平台功能的建设成本；以及购买使用硬件费用（包含基础数据);软件应用服务费用以及软件服务费用。系统开发和实施费用可以按照企业日常人员的办公费用+系统自身支出（内部费用),这部分费用可能是由用户数分摊后费用，也可能是由开发成本与运营成本分摊等而来。一般应包含在 HRBP和 OA等业务管理工具当中；在人力资源管理软件方面，除了提供免费的服务外，还有通过市场竞争形成一定规模后提供优惠的价格销售或其他方式销售产品；提供有后续跟踪和增值服务；用户体验不好时更换厂商等相关费用（如系统维护等等）。一般需要用户自建、第三方支付或外包等方式支付设备价格和安装所需费用。内部管理成本一般包含：差旅费、水电费、通信费、物业费（如电梯的维修款）、办公用品费以及各种福利费等支出；软件应用成本包括软件开发费用及其后续的投入费用（如系统升级及硬件);人工工资与福利成本等。例如：人员流失率为0-10%,软件成本占总造价30%以上。因此，当业务发展到一定阶段时，系统成本将会成为一种“无形”资产费用；而我们通常说的硬件成本支出包括: IT费用（因系统是针对于人力资源系统设计安装而进行费用支出)+开发人员薪资及绩效工资标准的相关费用等。以上五部分为内部成本，包括了差旅费和水电费等，如企业选择第三方软件服务收费，需要支付给用户软件开发及硬件等有关费用；如果是自行开发安装，按照要求进行维护会产生一定的运营成本（如水电及日常办公相关）和财务费用（如年终奖、各种福利费）等。具体可参考《人力资源管理》杂志上做过一个专题(HRBP与人力资源管理系统开发

三、系统的优化及使用维护费用

HR们可能都知道人力资源工作是个繁琐的事，但也是很有价值的工作。因此，每年都会投入很多人力资源系统的优化和维护，以及一些必要的功能更新或者升级。软件开发费用包括需求策划、设计（功能开发）、测试及上线迭代等几个阶段成本。通常每个月需要花费一定人力物力及时间对系统进行升级和维护。具体要看每个版本需要多少费用/数量以及使用次数。如果企业每年都会购买某一类 HR系统，那么在这个预算中占大头。但若是一个低质的，那么系统就会因为“无效浪费”而流失掉一些价值。